Tài chính là vấn đề cốt lõi của mỗi doanh nghiệp. Quản lý tài chính chặt chẽ và hiệu quả là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp phát triển bền vững và mang về lợi nhuận. Bởi vậy, mỗi doanh nghiệp cần có kế hoạch tài chính cụ thể cho từng giai đoạn kinh doanh. Vậy, kế hoạch tài chính là gì? Chúng ta nên lập kế hoạch tài chính doanh nghiệp bằng excel hay sử dụng các phần mềm chuyên dụng? Nếu bạn chưa thực sự hiểu rõ những vấn đề trên, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu cụ thể qua bài viết sau đây nhé.
Những điều cần biết về kế hoạch tài chính doanh nghiệp.
Kế hoạch tài chính là một phần quan trọng nhất trong kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp. Trong bản kế hoạch tài chính, các hạng mục của kế hoạch kinh doanh trong từng giai đoạn được mô tả chi tiết theo hoạt động, chi phí, tài nguyên cần thiết và thời gian cụ thể để hoàn thành. Nhờ vào đó, các nhà quản lý sẽ xác định được chiến lược sử dụng nguồn vốn và đầu tư, chuẩn bị ngân sách sao cho doanh nghiệp có đủ tài chính để đạt các mục tiêu đề ra.
Kế hoạch tài chính được xây dựng trên tầm nhìn, mục tiêu và tình hình thực tế của doanh nghiệp. Kế hoạch tài chính phải luôn song hành cùng kế hoạch kinh doanh ở từng giai đoạn cụ thể. Điều đó giúp doanh nghiệp lưu thông nguồn vốn một cách hiệu quả, nhờ đó nhanh chóng đạt được các mục tiêu.
Kế hoạch tài chính được xây dựng theo các khoảng thời gian cụ thể. Có thể từ 1-5 năm, có thể theo từng quý, từng tháng phụ thuộc vào kế hoạch kinh doanh, mục đích, tầm nhìn và tình hình thực tế của doanh nghiệp.
Vai trò của kế hoạch tài chính đối với sự hình thành và phát triển của doanh nghiệp
Kế hoạch tài chính giúp Giám đốc doanh nghiệp nắm bắt được tình hình tài chính của công ty một cách cụ thể và chính xác nhất. Từ đó, đưa ra những quyết định phù hợp giúp dòng vốn lưu thông hiệu quả, mang lại các giá trị mong muốn cho kế hoạch kinh doanh, từ đó tạo ra lợi nhuận cho công ty.
Kế hoạch tài chính thể hiện rõ ràng và chi tiết các khoản công nợ, hàng tồn kho và các nguồn chi phí cụ thể khác. Từ đó, Giám đốc doanh nghiệp xác định được lợi nhuận và dòng tiền công ty đang có để tránh được các tình huống “tiến thoái lưỡng nan” khi cạn kiệt tiền mặt.
Kế hoạch tài chính giúp quản lý nguồn tiền một cách hiệu quả. Trong doanh nghiệp, có rất nhiều hạng mục cần đầu tư chi phí cũng như nhiều nguồn tiền lãi thu về. Nếu không có kế hoạch tài chính để tối ưu hóa các chi phí thì nguồn tiền thu về sẽ không đủ để chi ra sản xuất hàng hóa/dịch vụ. Đó là nguyên nhân khiến doanh nghiệp tổn thất nặng nề, có thể dẫn đến nguy cơ lớn nhất đó là phá sản.
Các bước cần làm để lập kế hoạch tài chính doanh nghiệp
Như đã nói, kế hoạch tài chính gắn liền với tầm nhìn, mục tiêu và tình hình thực tế của doanh nghiệp. Bởi vậy, để lập kế hoạch tài chính, trước hết chúng ta cần xác định được các yếu tố nói trên.
- Nghiên cứu tình hình: Ở bước này, người lập kế hoạch tài chính cần có sự nghiên cứu cụ thể về các khía cạnh khác nhau của thị trường. Bên cạnh đó, nhà quản trị cần tìm hiểu tất cả những thông tin liên quan đến các vấn đề tài chính trong công ty cũng như trên thị trường.
- Xác định nhu cầu tài chính của doanh nghiệp: Muốn xác định điều này, trước hết nhà quản trị cần xác định mục tiêu đầu tư của doanh nghiệp. Điều này rất quan trọng đối với kế hoạch tài chính. Bởi chỉ khi nhà quản trị nắm vững mục tiêu, thời gian và loại hình đầu tư của doanh nghiệp mới có thể các định được nguồn vốn lưu động cũng như kế hoạch thực hiện các bước tiếp theo.
- Thu thập dữ liệu tài chính: Ở bước ngày, chúng ta cần thu thập những tài liệu cần thiết về tài sản, các khoản khấu trừ thuế, bảng cân đối thu nhập và chi tiêu, số lượng nhân viên, quỹ hưu trí, bảo hiểm, báo cáo ngân hàng, … Từ đó, hình thành nên bảng kế hoạch tài chính cho giai đoạn tới.
- Phát triển kế hoạch tài chính: Đây là giai đoạn để triển khai những vấn đề đã nghiên cứu từ trước đó.
- Triển khai kế hoạch tài chính: Đây là bước quan trọng và tốn khá nhiều thời gian. Trong bước này, nhà quản trị có thể cần sự hỗ trợ từ các chuyên gia hay bộ phận pháp chế.
- Giám sát kế hoạch tài chính: Ở bước này, nhà quản trị cần theo dõi cần thận các bản đánh giá danh mục đầu tư, bản cập nhật bảo hiểm, bản lựa chọn đầu tư, thuế và các bản báo cáo về tình hình thị trường… để dự đoán và tránh các rủi ro nếu có.
Có nên lập kế hoạch tài chính doanh nghiệp bằng excel?
Quản lý tài chính bằng excel là cách làm thủ công phổ biến của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Excel là giải pháp giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả thông qua các công cụ chức năng của nó như biểu đồ, báo cáo hay các hàm tính toán phù hợp.
Đối với những người chưa có kinh nghiệm trong việc quản lý và kiểm soát tài chính, chúng ta nên dùng các file excel đã được thiết lập sẵn. Khi đó chúng ta chỉ cần thay đổi thông tin và số liệu theo doanh nghiệp của mình trên file mẫu có sẵn đó để hoàn thiện bản kế hoạch tài chính cho doanh nghiệp.
Mặc dù chúng ta đều biết những lợi ích mà excel mang lại trong việc lập kế hoạch tài chính doanh nghiệp. Tuy nhiên, nó vẫn tồn tại những rủi ro đáng kể như tính bảo mật thông tin, tính an toàn của dữ liệu, độ nhanh nhạy hay quá trình nhập thủ công dữ liệu đầu vào và thời gian chờ đợi báo cáo từ kế toán, …
Bởi vậy, đối với các doanh nghiệp lớn, chúng ta có thể sử dụng các phần mềm chuyên nghiệp như: Phần mềm CRM, phần mềm MISA AMIS kế toán, …. Khi sử dụng phần mềm, chủ doanh nghiệp có thể kiểm soát kịp thời tình hình tài chính, nhờ vào nguồn thông tin được cập nhật liên tục và chính xác mà không phụ thuộc vào vào bộ phận kế toán như trước đây.
Như vậy, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về kế hoạch tài chính doanh nghiệp qua các thông tin trên. Lập kế hoạch tài chính doanh nghiệp bằng excel là một giải pháp hữu hiệu, tuy nhiên các phần mềm chuyên nghiệp lại có thể giải quyết hầu hết những nhược điểm tồn tại trong excel. Tùy thuộc vào mục tiêu và nguồn tài chính của doanh nghiệp, hy vọng bạn sẽ tìm được phương pháp lập kế hoạch tài chính hữu hiệu nhất cho mình. Chúc các bạn thành công!
